هوش مصنوعی در محیط کار؛ فرصتی برای کاهش کارهای تکراری یا چالشی تازه برای مدیران؟
منتشرشده: · فناوری
همشهری آنلاین-یکتافراهانی: تصور کنید به‌جای جست‌وجوی طولانی میان صدها نامه، قرارداد و پرونده اداری، بتوانید تنها با یک سوال اطلاعات موردنیازتان را پیدا کنید.
همشهری آنلاین-یکتافراهانی: تصور کنید به‌جای جست‌وجوی طولانی میان صدها نامه، قرارداد و پرونده اداری، بتوانید تنها با یک سوال اطلاعات موردنیازتان را پیدا کنید. یا به‌جای صرف ساعت‌ها برای تنظیم گزارش، از یک دستیار هوشمند بخواهید اطلاعات را دسته‌بندی و خلاصه کند. اینها بخشی از ظرفیت‌هایی است که هوش مصنوعی به محیط‌های کاری وارد کرده است.
هوش مصنوعی؛ دستیار کارهای وقت‌گیر
مهندس داود کیانی‌زاده پور، متخصص هوش مصنوعی در مورد بررسی کاربردهای این فناوری در سازمان‌ها می‌گوید مسئله اصلی این است که سازمان‌ها باید به‌جای دنبال‌کردن موج فناوری، ابتدا مشخص کنند کدام مشکل واقعی را می‌خواهند با کمک هوش مصنوعی حل کنند.
یکی از روشن‌ترین کاربردهای این فناوری، کار با اسناد و اطلاعات اداری است. سازمان‌ها روزانه با حجم زیادی از قراردادها، صورت‌جلسه‌ها، گزارش‌ها، مکاتبات و دستورالعمل‌ها سروکار دارند. بررسی دستی این اطلاعات زمان‌بر است و گاهی پیدا کردن یک بند یا جزئیات مشخص در میان پرونده‌های متعدد، به کاری دشوار تبدیل می‌شود.
ابزارهای هوشمند می‌توانند متن اسناد را خلاصه کنند، نکات مهم را بیرون بکشند و به پرسش‌های کاربران درباره محتوای آنها پاسخ دهند. به این ترتیب، کارمند به‌جای خواندن تمام صفحات، می‌تواند سریع‌تر به اطلاعات موردنیاز برسد.
بیشتر بخوانید:
از ورق‌زدن تا گفت‌وگو، کشف کتاب و فهم عمیق‌تر محتوا | هوش مصنوعی در حال تغییر قواعد مطالعه دیجیتال است
هوش مصنوعی و امنیت دیجیتال | رقابت تازه میان مدافعان و مهاجمان اینترنت
از پاسخ‌گویی به کارکنان تا کمک به مدیران
بخش دیگری از کاربردهای هوش مصنوعی به پاسخ‌گویی به پرسش‌های پرتکرار کارکنان مربوط می‌شود. پرسش‌هایی درباره مرخصی، مقررات داخلی، مراحل اداری و دستورالعمل‌های سازمانی، بخش قابل‌توجهی از وقت واحدهای پشتیبانی و منابع انسانی را می‌گیرد.
اگر اطلاعات سازمانی به‌درستی دسته‌بندی شده باشند، یک دستیار هوشمند می‌تواند با مراجعه به همین اسناد، پاسخ اولیه را ارائه کند و حتی منبع پاسخ را در اختیار کاربر بگذارد. البته این سیستم باید به اطلاعات معتبر و به‌روز متصل باشد تا پاسخ‌های اشتباه یا قدیمی تولید نکند.
مدیران نیز می‌توانند از این فناوری برای بررسی داده‌ها استفاده کنند. برای نمونه، به‌جای جست‌وجو در چند فایل و درخواست گزارش‌های متعدد، می‌توانند پرسش‌های مشخصی درباره عملکرد بخش‌های مختلف مطرح کنند. البته این قابلیت زمانی قابل‌اعتماد است که داده‌ها دقیق، منظم و یکپارچه باشند.
چرا نمی‌توان به همه پاسخ‌های هوش مصنوعی اعتماد کرد؟
با وجود این کاربردها، سپردن تصمیم‌های حساس به هوش مصنوعی بدون نظارت انسان می‌تواند خطرناک باشد. تصمیم‌های مالی، استخدامی، حقوقی و مرتبط با ایمنی، به بررسی دقیق و مسئولیت‌پذیری نیاز دارند.
مدل‌های هوش مصنوعی ممکن است اطلاعات نادرست تولید کنند یا به دلیل ناقص بودن داده‌ها به نتیجه اشتباه برسند. بنابراین، استفاده از آنها برای تهیه پیش‌نویس یا تحلیل اولیه با واگذاری تصمیم نهایی تفاوت دارد. در موارد حساس، انسان باید امکان بررسی، اصلاح و رد خروجی سیستم را داشته باشد.
چالش بزرگ زبان فارسی و امنیت اطلاعات
یکی از موانع استفاده از هوش مصنوعی در سازمان‌های ایرانی، کیفیت پردازش زبان فارسی است. تفاوت‌های املایی، شکل‌های گوناگون نوشتن یک واژه، اصطلاحات اداری و ترکیب زبان فارسی و انگلیسی می‌توانند دقت ابزارها را کاهش دهند. عملکرد مدل‌ها نیز در همه متون تخصصی و اداری یکسان نیست.
کیفیت داده‌ها مسئله مهم دیگری است. اگر اطلاعات سازمان در فایل‌های پراکنده، سامانه‌های جداگانه و قالب‌های نامنظم ذخیره شده باشد، حتی ابزارهای پیشرفته هم نمی‌توانند پاسخ‌های قابل‌اعتمادی ارائه دهند.
در کنار این موارد، امنیت و حریم خصوصی اهمیت زیادی دارد. اطلاعات کارکنان، مشتریان، قراردادها و اسناد محرمانه نباید بدون ضابطه در اختیار ابزارهای عمومی قرار بگیرند. سازمان‌ها باید مشخص کنند چه داده‌هایی قابل استفاده‌اند، چه کسانی به آنها دسترسی دارند و اطلاعات در چه محیطی پردازش می‌شوند. وابستگی به سرویس‌های خارجی و احتمال اختلال اینترنت نیز می‌تواند تداوم فعالیت این ابزارها را با مشکل روبه‌رو کند.
نقطه شروع کجاست؟
برای استفاده موثر از هوش مصنوعی، لازم نیست سازمان‌ها از همان ابتدا پروژه‌های بزرگ و پرهزینه تعریف کنند. بهتر است یک مسئله مشخص و محدود انتخاب شود؛ مثلاً خلاصه‌سازی صورت‌جلسه‌ها یا پاسخ‌گویی به پرسش‌های پرتکرار کارکنان.
پس از اجرای آزمایشی، باید نتیجه با معیارهای روشن سنجیده شود: چقدر در زمان صرفه‌جویی شده، چند پرسش به‌درستی پاسخ گرفته‌اند، چه میزان از پیش‌نویس‌ها نیازمند اصلاح بوده و کاربران چقدر از عملکرد سیستم رضایت داشته‌اند؟
این ارزیابی کمک می‌کند سازمان بفهمد فناوری واقعاً مشکلی را حل کرده یا فقط ابزار تازه‌ای به مجموعه ابزارهای قبلی اضافه شده است.
همکار هوشمند، نه تصمیم‌گیر نهایی
هوش مصنوعی قرار نیست همه وظایف کارکنان را بر عهده بگیرد. ارزش اصلی آن در انجام سریع‌تر کارهای تکراری، دسترسی آسان‌تر به اطلاعات و کمک به تحلیل داده‌هاست. موفقیت سازمان‌ها نیز به توانایی آنها در انتخاب کاربرد مناسب، آماده‌سازی داده‌ها و حفظ نظارت انسانی بستگی دارد.
در نهایت، سازمانی از هوش مصنوعی نتیجه می‌گیرد که به‌جای شیفتگی به قابلیت‌های نمایشی، از خود بپرسد این فناوری کدام مشکل را حل می‌کند و چگونه می‌توان نتیجه آن را اندازه گرفت.